СПЕЦПРОЕКТ
Как планирование помогает лучше жить
И почему мы так не любим это делать
СПЕЦПРОЕКТ
Как планирование помогает лучше жить
И почему мы так не любим это делать
Большинство людей не любят планировать свою жизнь, они считают это занятие малополезным или просто придерживаются концепции «плыть по течению». Чаще всего горизонт планирования распространяется на несколько месяцев, максимум — ближайшие годы: «Вот схожу в отпуск», «Вот выплачу кредит», «Вот поменяю работу»… А планировать неделю или месяц — и тем более придерживаться плана — для многих оказывается сложной задачей.
Тем не менее, ближайшее планирование помогает быстрее достичь поставленной цели и повышает качество жизни в целом. Вместе с Уральским банком реконструкции и развития рассмотрим, как распорядок помогает жить лучше, каких методик можно придерживаться и какие есть практические советы и инструменты для эффективного планирования.
Большинство людей не любят планировать свою жизнь, они считают это занятие малополезным или просто придерживаются концепции «плыть по течению». Чаще всего горизонт планирования распространяется на несколько месяцев, максимум — ближайшие годы: «Вот схожу в отпуск», «Вот выплачу кредит», «Вот поменяю работу»… А планировать неделю или месяц — и тем более придерживаться плана — для многих оказывается сложной задачей.
Тем не менее, ближайшее планирование помогает быстрее достичь поставленной цели и повышает качество жизни в целом. Вместе с Уральским банком реконструкции и развития рассмотрим, как распорядок помогает жить лучше, каких методик можно придерживаться и какие есть практические советы и инструменты для эффективного планирования.
Какие концепции планирования существуют
Есть несколько популярных концепций планирования. Вот три распространенных подхода:
- SMART«Конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени». Постановка SMART-целей поможет вам прояснить свои цели, отслеживать прогресс и сохранять мотивацию.
- Матрица ЭйзенхауэраЭта матрица делит задачи на четыре квадранта в зависимости от их срочности и важности: неважные и несрочные, важные и несрочные, неважные и срочные, важные и срочные. Это поможет вам расставить приоритеты в своих действиях и избежать пустой траты времени.
Часто срочные, но неважные дела не оставляют времени и сил на дела важные, но несрочные. Например, изучение иностранного языка. Матрица поможет выявить таких пожирателей времени и бороться с ними. - Временные блоки или тайм-блокингЭтот метод включает в себя выделение определенных временных интервалов для различных занятий в течение дня. Это поможет сосредоточиться на одной задаче за раз и не отвлекаться.
Каждый подход имеет свои сильные и слабые стороны, в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств. Например, цели SMART полезны для долгосрочного планирования и постановки целей, а матрица Эйзенхауэра полезна для управления повседневными задачами. Временные блоки подходят для людей, которым нужно лучше структурировать свой день.
Евгений Гринберг
директор Коучингового центра Станислава Гринберга
директор Коучингового центра Станислава Гринберга
— Если бы на коуч-сессию пришел человек с запросом: «У меня проблемы с планированием», то можно было бы поработать с ним в двух плоскостях. Во-первых, стоит прояснить, почему ему важно планировать? В коучинге есть такое понятие — «Цель за целью»: это большая жизненная цель, к которой стремится человек. И есть промежуточные шаги, которые помогают двигаться к большой цели.
Чаще всего, когда человек сбивается с запланированного пути, уходит во фрустрацию, теряет мотивацию или начинает саботировать собственный прогресс, очень помогает возвращение фокуса на большую цель. То есть прояснение: «А ради чего большего ты планировал это сделать?».
Во-вторых, у человека, который часто строит планы и практически никогда их не придерживается, можно спросить: «А в чем для тебя кайф срывать собственные планы?». То есть исследовать вторичные выгоды, которые перевешивают достижение поставленных целей и при этом, на первый взгляд, неочевидны.
Еще один важный фактор — «экологичность» поставленной цели. Имеет смысл свериться с самим собой, не навредит ли мне достижение этой цели? Например, можно поставить цель похудеть на 10 кг за 1 месяц. Достижима ли она? Вполне реально, если голодать и пить только воду. Скажется ли она положительно на повседневной жизни? Вряд ли, скорее наоборот. Человек может стать более раздражительным, злым, срываться на близких людях или подчиненных. Не говоря уже о медицинских показателях. А вот если в этой цели расширить временные рамки, например «похудеть на 10 кг за 3 месяца», то она также достижима, но, скорее всего, уже без ущерба для остальных сфер жизни.
Стоит отметить и такой необычный фокус внимания, как запланированный хаос. В попытках все контролировать можно очень сильно загнать себя в рамки и совсем лишить себя спонтанности. При этом никто не мешает запланировать в день «два часа спонтанных дел». И посвятить эти два часа тому, что вы не планировали, но что свалилось на вас, как снег на голову и попало в квадрат «И важно, и срочно».
Чаще всего, когда человек сбивается с запланированного пути, уходит во фрустрацию, теряет мотивацию или начинает саботировать собственный прогресс, очень помогает возвращение фокуса на большую цель. То есть прояснение: «А ради чего большего ты планировал это сделать?».
Во-вторых, у человека, который часто строит планы и практически никогда их не придерживается, можно спросить: «А в чем для тебя кайф срывать собственные планы?». То есть исследовать вторичные выгоды, которые перевешивают достижение поставленных целей и при этом, на первый взгляд, неочевидны.
Еще один важный фактор — «экологичность» поставленной цели. Имеет смысл свериться с самим собой, не навредит ли мне достижение этой цели? Например, можно поставить цель похудеть на 10 кг за 1 месяц. Достижима ли она? Вполне реально, если голодать и пить только воду. Скажется ли она положительно на повседневной жизни? Вряд ли, скорее наоборот. Человек может стать более раздражительным, злым, срываться на близких людях или подчиненных. Не говоря уже о медицинских показателях. А вот если в этой цели расширить временные рамки, например «похудеть на 10 кг за 3 месяца», то она также достижима, но, скорее всего, уже без ущерба для остальных сфер жизни.
Стоит отметить и такой необычный фокус внимания, как запланированный хаос. В попытках все контролировать можно очень сильно загнать себя в рамки и совсем лишить себя спонтанности. При этом никто не мешает запланировать в день «два часа спонтанных дел». И посвятить эти два часа тому, что вы не планировали, но что свалилось на вас, как снег на голову и попало в квадрат «И важно, и срочно».
Преимущества планирования
Почему планирование так важно? Можно рассмотреть на примере постановки краткосрочных и долгосрочных целей. В первом случае оно помогает продуктивнее работать и меньше отвлекаться в течение одного дня. Во втором — четко обозначить цель и направление, в котором вы хотите идти. Время от времени вспоминать об этом довольно полезно.
- Повышение производительностиКогда вы планируете свой день или неделю, у вас есть четкое представление о том, что и когда нужно сделать. Это поможет вам расставить приоритеты в задачах, избежать прокрастинации и оставаться сосредоточенным. Планирование также помогает избежать чрезмерной ответственности и выгорания.
- Снижение стрессаПланирование помогает предвидеть проблемы и подготовиться к ним. Вы чувствуете, что лучше контролируете свою жизнь, и это снижает уровень стресса.
- Достижение целейПланирование помогает ставить реалистичные и действенные цели и отслеживать прогресс. Когда у вас есть план, у вас больше шансов достичь своих целей и реализовать свои ценности. Планирование также помогает вам отмечать свои достижения и учиться на своих ошибках.
Почему планировать и следовать плану так тяжело
Есть несколько распространенных причин, почему это происходит.
- ПрокрастинацияЦель и задача кажутся слишком большими, к ним сложно подступиться, в итоге человек раз за разом откладывает начало работы, например, над дипломным проектом. Борьба с прокрастинацией — тема отдельной статьи. Коротко это можно описать так: разбить задачи на более мелкие шаги и справляться с ними постепенно.
- Потеря мотивацииВ какой-то момент на пути к долгосрочной цели человек пробуксовывает и продвигается медленнее, чем ему хотелось бы. В такой момент порой хочется все бросить и сдаться.
- Утрата интересаИногда человек понимает, что изначально поставленная цель ему не слишком интересна, и переключается на что-то другое. Стоит попытаться понять: это действительно «не мое» или просто не хватает внимания и мотивации, чтобы следовать плану дальше.
- Страх неудачи«А вдруг не получится? Стоит ли тогда вообще начинать?»
- «Страх успеха»Ведь если у вас получится достичь всех ваших целей, особенно амбициозных, то ваша жизнь изменится и не будет такой, как прежде. А мозг человека очень не любит перемен и цепляется за понятное и знакомое.
Евгений Гринберг
— Если говорить о предпринимателях, особенно ИП и самозанятых, то можно рассмотреть планирование в связке с «внутренними ролями». Представим, что некий Всеволод делает мебель на заказ и хочет увеличить свой бизнес за год в два-три раза. Применяет модные техники управления временем, но почему-то стабильно пробуксовывает. При этом он сам не только проектирует и изготавливает мебель, но и закупает материалы, создает договоры, счета и акты, занимается отгрузкой заказчику, платит налоги и ведет свои соцсети для продвижения.
Получается, что предприниматель совмещает в себе множество ролей, от инженера до специалиста по продвижению. И если хотя бы одна из этих ролей сильно сбоит, это сказывается на общем результате и мешает достижению цели.
Поэтому человеку важно понять для себя, чем ему действительно интересно заниматься. Возможно, что те внутренние амплуа, которые тяготят предпринимателя, саботируют бизнес и достижение цели — потому что не в кайф, потому что через силу. Такие задачи лучше делегировать сторонним специалистам: подключить сервис бухгалтерии от банка, в котором открыт счет, или привлекать сторонних SMM-специалистов. Если же цель по росту бизнеса не будет достигаться, то через пару лет мотивация может пропасть настолько, что даже для составления плана нужен будет предварительный план.
Получается, что предприниматель совмещает в себе множество ролей, от инженера до специалиста по продвижению. И если хотя бы одна из этих ролей сильно сбоит, это сказывается на общем результате и мешает достижению цели.
Поэтому человеку важно понять для себя, чем ему действительно интересно заниматься. Возможно, что те внутренние амплуа, которые тяготят предпринимателя, саботируют бизнес и достижение цели — потому что не в кайф, потому что через силу. Такие задачи лучше делегировать сторонним специалистам: подключить сервис бухгалтерии от банка, в котором открыт счет, или привлекать сторонних SMM-специалистов. Если же цель по росту бизнеса не будет достигаться, то через пару лет мотивация может пропасть настолько, что даже для составления плана нужен будет предварительный план.
Инструменты для эффективного планирования: долгосрочные и краткосрочные
Вот некоторые популярные инструменты планирования:
- Списки делМожно составить список задач и расставить их по приоритетам. Очень важно: при составлении списков дел называйте их теми словами, которые откликаются именно вам! Например, список дел из разряда «нужно сделать» переименуйте в «Вот будет здорово, когда сделаю!». Такие названия списков будут вдохновлять, а не давить своим «нужно».
- КалендариОни помогают планировать свои действия, встречи и события. Можно использовать бумажные или цифровые календари.
Не забывайте добавлять в промежутки между задачами перерывы. Если смещается по времени одно дело, это каскадом может повлечь за собой смещение всего графика. Планируя перерывы, вы себя обезопасите от наложения задач. - Трекеры привычекТрекеры привычек помогают отслеживать ежедневные привычки и распорядок дня. Эффективней всего вести трекер привычек с помощью тех инструментов, в которых вы проводите больше всего времени в течение дня. Кто-то делает это через приложение в телефоне, кто-то — в календаре на холодильнике, кто-то записывает в ежедневник. Чтобы отслеживание привычек само по себе вошло в привычку, важно, чтобы оно для вас было естественным.
- Метод ПомодороПростая техника управления временем, если нужно сконцентрироваться на одной задаче: устанавливаешь таймер на 25 минут, затем перерыв 5 минут, потом снова 25 минут работы с перерывом, и еще один цикл. Затем — большой перерыв. При желании промежутки для работы и отдыха можно увеличить, так как не всегда успеваешь сосредоточиться за это время. Техника подойдет не всем — некоторым людям очень сложно не отвлекаться на уведомления и работать полчаса без перерыва.
- Упражнения на размышлениеУпражнения на размышление помогают осмыслить свой прошлый опыт, извлечь из него уроки и применить их при планировании будущего.
- Контрольные спискиКонтрольные списки помогут вам не забыть ни о каких важных шагах или задачах в процессе планирования. Контрольные списки полезны при планировании проектов, мероприятий и поездок.
- Упражнения по постановке целейУпражнения по постановке целей помогают вам ставить конкретные, измеримые и достижимые цели, соответствующие вашим ценностям и приоритетам. Примеры упражнений по постановке целей включают в себя визуальную доску, картографирование целей и партнерские отношения подотчетности.
- Отложенные сообщения и письмаЭтот способ также бывает очень полезным. Сейчас эту возможность предоставляют, например, мессенджер Telegram и почтовые сервисы. Можно написать письмо или рабочие сообщения заранее, когда есть свободное время, и запланировать их отправку в то время, которое нужно. Например для контроля задач, напоминаний и т.д. Таким образом вы можете оптимизировать время «из будущего».
Евгений Гринберг
— В коучинге мы рассматриваем две стратегии обращения со временем:
Включенное время — человек глубоко вовлекается в то, чем занимается. Действует хаотично, прыгает с одной задачи на другую по мере их возникновения. Легко включается в работу, но не замечает того, что находится вне его непосредственного восприятия. Опаздывает не потому, что делает это специально, а потому что теряет ход времени.
Сквозное время — человек контролирует время. Для него время — это линейная последовательность событий из прошлого в будущее. Человек легко планирует, доводит дела до конца, ожидает от окружающих пунктуальности.
И с первыми, и со вторыми все в порядке. Это просто привычки восприятия времени и важно бережно к ним относиться, не пытаясь себя «сломать».
Но для обоих отлично подойдет такой инструмент, как «Бюджетирование времени» в комплексе с «обратным планированием».
Включенное время — человек глубоко вовлекается в то, чем занимается. Действует хаотично, прыгает с одной задачи на другую по мере их возникновения. Легко включается в работу, но не замечает того, что находится вне его непосредственного восприятия. Опаздывает не потому, что делает это специально, а потому что теряет ход времени.
Сквозное время — человек контролирует время. Для него время — это линейная последовательность событий из прошлого в будущее. Человек легко планирует, доводит дела до конца, ожидает от окружающих пунктуальности.
И с первыми, и со вторыми все в порядке. Это просто привычки восприятия времени и важно бережно к ним относиться, не пытаясь себя «сломать».
Но для обоих отлично подойдет такой инструмент, как «Бюджетирование времени» в комплексе с «обратным планированием».
Рассмотрим его по шагам:
Таким образом я понимаю, во сколько мне нужно проснуться, чтобы всё успеть. Это хорошо перекладывается и на более сложные цели.
- Выписать все этапы, из которых состоит план (достижение цели). Говоря бизнес-языком — декомпозировать цель. Один шаг — один стикер.
- Напротив каждого шага написать, сколько времени, по-вашему, вам требуется на выполнение этого действия.
- Умножить это время на коэффициент погрешности (субъективно, но в среднем — на 1,25-1,3).
- Нарисовать шкалу времени и обозначить на ней дату конечного результата, когда он должен быть достигнут.
- Начать размещать стикеры в последовательности от конечного результата к самому началу. Например: если нужно забрать ребёнка от бабушки с дедушкой в другом городе ровно в 13:00 в воскресенье, то план таков:
- 13:00 — ребенок в машине.
- Ехать примерно 90 минут по трассе, поэтому в 11:30 — выехать на трассу.
- 15 минут на заправку на выезде из города — в 11:15 приехать на заправку.
- До заправки ехать 25 минут — в 10:45 выехать из дома.
- В 10:40 — начать чистить автомобиль от снега.
- В 10:10 — завтрак.
- 20 минут на душ. 09:50 — душ.
- 30 минут поспорить с будильником, то есть подъем через полчаса после будильника в 09:20.
Таким образом я понимаю, во сколько мне нужно проснуться, чтобы всё успеть. Это хорошо перекладывается и на более сложные цели.
- Свериться с собой — точно ли всё учтено? Есть ли шаги, которые можно или нужно поменять местами?
Зачастую именно такое планирование приводит к известной фразе: «Когда начинать? Вчера». Если эти спикеры срывать после выполнения, то можно увидеть наглядный процесс воплощения плана в жизнь.
Заключение
Планирование может показаться сложной задачей, но это мощный инструмент для улучшения жизни. Чтобы подружиться или хотя бы подступиться к этому явлению, помогут эти нехитрые советы:
- Общий баланс целей. Убедитесь, что планы и цели в одной сфере не ухудшают общее положение дел в другой сфере вашей жизни. К примеру, если планировать только работу-работу-работу, то могут пострадать такие сферы, как «семья», «здоровье» и другие. Подсознание это замечает, даже если вы сами — нет, и включается самосаботаж.
- Помните о большей цели — ради чего вы это делаете? Это будет поддерживать вашу мотивацию.
- Экспериментируйте и комбинируйте, чтобы найти тот способ, который будет подходить именно вам!
- Адаптируете готовые способы под свои личные особенности и предпочтения. К примеру, как с переименованием списка дел.
- Если вы ставите себе цели и постоянно сливаетесь, стоит разобраться, в чем для вас выгода их не достигать.
- Не ругайте себя, если вдруг вы сделали 10 шагов по достижению цели, а потом сделали 2 шага назад или пару дней совсем ничего не делали. Невозможно постоянно жить по плану. Мы живые люди. А жизнь порой непредсказуема.
- Если вас уже морально тошнит от планов, не забывайте добавить в них «хаос» или «спонтанность».
Чтобы планировать цели было проще, УБРиР предлагает оформить кредитную карту «My Freedom». 120 дней без начисления процентов на любые покупки, бесплатное обслуживание, кешбэк и скидки до 35% от партнеров. Карту «My Freedom» можно оформить прямо в мобильном приложении и сразу начать ей пользоваться. И можно добавить в электронный кошелек Mir Pay и Samsung Pay, чтобы платить касанием смартфона. Заполнение заявки на кредитную карту займет всего несколько минут, а о решении банк расскажет сразу. Получить карту можно в офисе банка или бесплатной курьерской доставкой.
